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NEWSLETTER 5/2016: Ab 2017: Buchungsdaten ausnahmslos elektronisch speichern

Übergangsfrist fĂŒr alte Registrierkassen lĂ€uft ab

Übergangsfrist fĂŒr alte Registrierkassen lĂ€uft abEine Ă€ltere Registrierkasse weckt vielleicht bei manchem zahlenden Kunden nostalgische GefĂŒhle. Beim Ladeninhaber aber kann ein Ă€lteres KassengerĂ€t ab dem nĂ€chsten Jahr eine ganze Menge Ärger verursachen – und zwar mit dem Finanzamt. Denn Ende 2016 lĂ€uft eine schon fast in Vergessenheit geratene Übergangsfrist des Bundesfinanzministeriums ab.

„Ob nun Metzger oder BlumenhĂ€ndler, Frisör oder Eisdielenbetreiber – in ihrer TĂ€tigkeit als Kaufleute sind die Inhaber verpflichtet, sĂ€mtliche GeschĂ€ftsvorfĂ€lle einzeln aufzuzeichnen“, sagt Steuerberater Wolfgang Dill aus Limburg. Bei so genannten „bargeldintensiven Betrieben“ sind das natĂŒrlich in erster Linie auch alle bar vereinnahmten UmsĂ€tze. Und diese mĂŒssen ĂŒber eine Registrierkasse laufen, die den gesetzlichen Regelungen entspricht.

Welche Anforderungen dabei an die Aufbewahrung der Buchungsdaten gestellt werden, geht zum einen aus den allgemeinen Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung (AO) hervor. Zum anderen hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mehrere Verwaltungsanweisungen hierzu herausgegeben, letztmals im Jahr 2010.

Unter anderem muss ein elektronisches Kassensystem alle Buchungsdaten (sowie weitere Informationen) detailliert und unverĂ€nderbar aufzeichnen sowie zehn Jahre lang archivieren. Diese Archivierung kann beispielsweise auch ĂŒber einen Computer erfolgen. „HauptsĂ€chlich geht es dabei darum, dass die BuchfĂŒhrung stets einen zuverlĂ€ssigen Einblick in den Ablauf aller GeschĂ€fte geben kann“, erklĂ€rt der Limburger Steuerfachmann. Dadurch soll ein Dritter in die Lage versetzt werden, diese GeschĂ€ftsvorgĂ€nge anhand der in einem auswertbaren Format gespeicherten und ausgehĂ€ndigten Daten ĂŒberprĂŒfen zu können. „Mit dem ,Dritten‘ ist in der Regel natĂŒrlich der BetriebsprĂŒfer vom Finanzamt gemeint“, so Wolfgang Dill.

In einer zuletzt veröffentlichten Verwaltungsanweisung zur „Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei BargeschĂ€ften“ von 2010 hatte das BMF allen GeschĂ€ftsinhabern mit einem alten Kassensystem, das die Anforderungen nicht erfĂŒllen kann, noch eine großzĂŒgige Übergangsfrist eingerĂ€umt. Demnach durften Unternehmer die alten Kassen unter gewissen Voraussetzungen noch bis zum 31. Dezember 2016 weiterhin nutzen.

Die bei einigen vermutlich schon in Vergessenheit geratene Frist lĂ€uft nun jedoch unwiderruflich ab. „GeschĂ€ftsinhaber, die noch nicht umgerĂŒstet haben, sollten sich nun also sputen“, rĂ€t Steuerberater Dill. Sonst nĂ€mlich ist es mit der Nostalgie schnell vorbei und handfester Ärger mit dem Finanzamt droht.

Foto: BillionPhotos.com/fotolia.de


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